FUNGSI PENGENDALIAN

3.1       Pengertian dan Asas Pengendalian

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, sehingga pelaksanaan kerja dan rencana kerja yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan.

Tujuan pengendalian :

1.  Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.

2.  Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.

3.  Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.

Pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan, tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan.

Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses, yakni hingga hasil akhir diketahui. Dengan pengendalian diharapkan pemanfaatan unsure-unsur manajemen efektif dan efisien.

Eleman-elemen System Pengendalian

1)      Pelacak ( Detector) atau sensor, sebuah perangkat yang mengukur apa yang sebenarnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2)      Penaksir ( assessor), suatu perangkat yang menentukan signifikasi dari peristiwa actual dengan membandingkanya dengan bebrapa standar atau ekspetasi dari yang sebenarnya terjadi.

3)      Effektor, suatu perangkat(yamg sering disebut feedback) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang dipenuhi.

4)       Jaringan komunikasi, perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effektor.

Asas-Asas Pengendalian

1.   Asas tercapainya tujuan

Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

2.   Asas efisiensi

Pengendalian itu efisisen, jika dapat menghindari dari penyimpangan rencana.

3.   Asas tanggung jawab pengendalian

Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.

4.   Asas pengendalian terhadap masa depan

Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimapngan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

5.   Asas pengendalian langsung

Teknik control yang paling efektif ialah mengusahakan adanya bawahan yang berkualitas baik.

6.   Asas refleksi rencana

Pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.

7.   Asas penyesuaian dengan organisasi

Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi

8.   Asas pengendalian individual

Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.

9.   Asas standar

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.

10. Asas pengendalian terhadap strategi

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faltor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

11. Asas pengecualian

Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap factor pengecualian dalam keadaan tertentu atau tidak sama.

12. Asas pengendalian fleksibel

Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.

13. Asas peninjauan kembali

Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali, agar system yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

14. Asas tindakan

Pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan actuating.

3.2    Jenis-jenis pengendalian

Ditinjau dari fokusnya, pengendalian dapat diklasifikasikan menjadi pengendalian pendahuluan, pengendalian bersamaan, dan pengendalian umpan balik.

1.    Pengendalian Pendahuluan

(preliminary control)

Pengendalian ini memastikan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia, bahan modal yang diperlukan sudah dianggarkan. Beberapa teknik pengendalian yang biasa digunakan dalam pengendalian pendahuluan meliputi: pemilihan dan penetapan karyawan, penarikan staf, pemeriksaan material, penganggaran modal, dan penganggaran keuangan.

2.    Pengendalian Bersama

(concurret control)

Sementara pengertian pendahuluan memastikan ketersediaan sumber daya manusia, modal, dan bahan pngendalian bersama memantau operasi yang berjalan untuk memastikan bahwa berbagai tujuan tengah direalisasikan.

3.    Pengendalian Umpan Balik

(feedback contol)

Metode pengendalian yang dipakai dalam bisnis meliputi:

q  Analisa laporan keungan (finacial statement analysis)

q  Analisa biaya standar (standard cost anlysis), Pengendalian kualitas(quality control), dan

q  Evaluasi kinerja karyawan (employee perfomnce evaluation).

Jika pengendalian dilihat dari objeknya, maka dapat dibagi menjadi dua bagian :

J   Pengendalian administrasi

J   Pengendalian operatif

4.    Proses Pengendalian

Secara umum pengendalian terdiri dari tiga langkah :

1)      Mengukur kinerja yang sebenarnya.

2)      Membandingkan kinerja sebenarnya dengan standar.

3)      Mengambil tindakan manajerial untuk memperbaiki penyimpangan atau standar yang tidak memadai.

5.    Pengukuran Kinerja

(measure the performance)

Pengukuran kinerja yaitu pembandingan antara standar dengan pelaksanaan. Terdapat dua persoalan penting yang menyangkut pengukuran prestasi :

a)       Bagaimana kita mengukur kinerja itu,

b)       Apa saja yang kita ukur.

6.    Membandingkan Prestasi Dengan Standar

(compare the performance math the standard)

Langkah ini dimasukan untuk membandingkan hasil-hasil yang telah diukur dengan target atau standar yang telah ditetapkan sebelumya. Untuk itu, perencanaan dalam menetapkan target harus betul-betul memperhatikan kondisi internal dan eksternal dari organisasi.

7.    Mengambil Tindakan Korektif

(take corrective action)

Para manajer dapat memilih diantara tiga tindakan yang memungkinkan :

a)      Tidak melakukan apa – apa.

b)      Mengoreksi kinerja yang sesungguhnya itu, dan

c)       Manajer dapat merevisi standar.

 

 

3.3       Proses dan Cara-Cara Pengendalian

Langkah-langkah proses pengendalian :

1.   Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

2.   Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

3.   Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

4.   Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana

Cara-cara pengendalian

1.        Pengawasan langsung, pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.

2.        Pengawasa tidak langsung, pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan.

3.        Pengawasan berdasarkan kondisi tertentu, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan atau kondisi tertentu, dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung.

3.4      Sifat dan Waktu Pengendalian

Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :

1.        Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya.

Cara melakukannya:

a.   Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan

b.   Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu

c.   Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan

d.   Mengorganisasi segala macaam kegiatan

e.   Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap karyawan

f.   Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan

g.   Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan

2.        Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang.

Cara melakukannya:

a.  Membandingkan antara hasil dengan rencana

b.  Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya

c.  Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman kepadanya

d.  Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada

e.  Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana

f.   Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training atau education

3.        Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.

4.        Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.

5.        Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan  yang ada dilaksanakan dengan baik.

6.        Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.

3.5       Macam-Macam dan Alat-Alat Pengendalian

Macam-Macam Pengendalian

1.      Internal control, pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya.

2.      External contro, pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.

3.      Formal control, pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern.

4.      Informal control, penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung.

Alat-Alat Pengendalian

1.     Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.

Tipe-tipe budget:

a.   Sales budget

b.   Production budget

c.   Cost Production Budget

d.   Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-macam tingkat tingkat produksi

e.   Purchasing budget

f.   Personnel budget

g.   Cash & Financial budget

h.   Master budget (budget keseluruhan)

2.      Non-Budget

Alat pengenalian non budget:

a.   Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.

b.  Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.

c.  Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari balance sheet dan Income Statement (neraca rugi laba).

d.   Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.

e.   Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi.

f.   Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan.

Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.

3.6       Karakteistik Pengendalian yang Efektif

Sistim pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik sebagai berikut :

Akurat (accurate)

Informasi dari prestasi yang akan diukur haruslah akurat. Ketidak akuratan data akan menyebabkan kesalahan dalam menarik kesimpulan, bahkan dapat menimbulkan kesalahan yang tidak perlu.

Secara Ekonomi Realistik (economically reslistic)

Pengeluaran biaya untuk implementasi pengenalan harus ditekan seminimum mungkin, sehingga terhindar dari pemborosan yang tak berguna.

Tepat Waktu (timely)

Sistem pengendalian akan efektif jika dilakukan dengan cepat disaat penyimpangan diketahui.

Jika terjadi kelambatan kerugian akan datang.

Realistik Secara Organisasi (Organizationally realistic)

Sistem pengendalian akan harus dapat digabungkan dengan realitas organisasi. Misalkan, individu harus dapat melihat hubunganya antara tingkat prestasi yang harus dicapaianya.

5.  Dipusatkan Pada Pengendalian Strategik (focused on strategic control points)

Pengendalian hendaknya diarahkan pada      titik–titik  kunci (yang memiliki nilai strategis) sehingga penyimpangan dibidang ini cepat diketahui dan dihindari timbulnya kegagalan pencapaian tujuan.

6. Terkoordinasi Dengan Arus Kerja Organisasi

(coordinated with the organization’s work flow)

Memperhatikan bahwa satu kegiatan akan selalu terkait dengan kegiatan lain, (misal, kegiatan produksi akan berkait dengan kegiatan penjualan).

7. Objektif dan Komprehensif

(objective and comprehensible)

Informasi dalam suatu system pengendalian harus mudah dipahami dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakanya.

Fleksibel (flexible)

Mengingat situasi dan kondisi terus berubah dengan cepat maka system pengendalian harus memiliki tingkat keluwesan yang tinggi, sehingga      standar-standar  pengendalian tetap dapat dipergunakan meskipun situasi dan kondisi berubah.

Diterima Para Anggota Organisasi (accepted by organization members)

Idealnya setiap system pengendalian dapat diterima dan dimengerti oleh semua anggota organisasi, sehingga mereka masing-masing akan merasa ikut bertanggung jawab terhadap usaha pencapaian tujuan organisasi.

Masalah dalam Penetapan Sistem Pengendalian yang Efektif.
Sejumlah masalah yang menggangu akan merintangi efektifitas system pengendalian yang sering timbul:

  1. Factor-faktor yang dengan mudah diukur terlalu banyak dititikberatkan, sementara hal-hal yang sulit diukur toidak diberi perhatian yang cukup.
  2. Factor-faktor jangka pendek mungkin terlalu berlebihan ditekankan dengan mengorbankan factor-faktir jangka panjang.

System pengendalian mungkin tidak disesuaikan untuk mencerminkan pergeseran dalam arti penting berbagai aktifitas dan tujuan di kemudian hari.

%d bloggers like this: